Welkom bij
Muzikale Magie!

In het kort

Je hebt nu een loginaccount gekregen waarmee je kunt werken op Google Workspace for Nonprofits.

Als je GMail kent, of gewend bent, dan zul je het meeste wel herkennen en vind je je weg wel. Is het nieuw voor je dan is hieronder een korte uitleg van elke dienst.

Het is een pakket van cloud-gebaseerde productiviteits- en samenwerkingstools voor e-mail, documenten, online vergaderingen en een aantal andere diensten. Je krijgt toegang tot dezelfde professionele diensten die bedrijven gebruiken, maar Google betaalt de rekening.

Waar log je in

Het eenvoudigst te onthouden is rechtsboven inloggen bij:

www.google.nl

Rechtsboven klik je op Inloggen, of op jouw account ikoon. Kies "+ Nog een account toevoegen".

Applicaties voor e-mail, bestanden, vergaderen, etc.

Nadat je bent ingelogd zie je rechtsboven een kubus. Hier vind je alle diensten (Gmail, Drive, Meet, etc.). Je kunt nog verder naar beneden scrollen voor meer diensten.

Menu zelf indelen

Het menu kun je opnieuw indelen door een ikoon vast te klikken en te verslepen.

Kijk hier verder voor ondersteuning van elke Google Workspace dienst.

Korte introductie

E-Mail

Gmail voor organisaties

Dit is je e-mail client. Je logt in met het e-mailadres dat je nu ook gebruikt. Gmail biedt geavanceerde zoekmogelijkheden, goede spamfilters en 30GB opslag ruimte.

Ben je gewend om met Outlook te werken? Dan helpt dit artikel je dit in te stellen. Voor de werking is het belangrijk dat je de laatste versie van Outlook gebruikt.

Gmail supportpagina

Bestanden opslag

Google Drive

Je vindt hier twee soorten Drives:

Mijn Drive
Gedeelde Drives

"Mijn Drive" is jouw persoonlijke drive, of homedrive. Sla hier bestanden op die je niet of nog niet met anderen wilt delen.

Gedeelde Drives zijn van teams of afdelingen. Hier vind je alle documenten, spreadsheets, presentaties en andere bestanden die je nodig hebt. Je kunt met anderen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.

Je ziet dus realtime elkaars wijzigingen. Zo heb je slechts een document nodig en hoef je dit niet rond te sturen voor een bijdrage aan het document. Dit bespaart tijd en voorkomt verwarring over versies van het document.

Drive supportpagina

Docs, Sheets en Slides

Dit is vergelijkbaar met de online versies van Word, Excel en PowerPoint, maar dan van Google.

Een export of download naar Word, Excel of PowerPoint bestand is volledig compatible met Microsoft Office. Net als het importeren van een Office document. Met een vinkje in de configuratie wordt elk Microsoft Office document automatisch geconverteerd naar een Google versie.

Voor de heavy users die specifieke functies van Word, Excel of PowerPoint gebruiken is het mogelijk om via Techsoup.nl tegen een zeer lage prijs Office producten aan te schaffen.

Docs supportpagina

Agenda

Google Calendar

Een agenda die je kunt delen met anderen binnen de organisatie. Je kunt op verschillende manieren je agenda indelen. Zo kun je tijd reserveren om ongestoord te kunnen werken of een afspraakschema voor de week te maken en deze zelfs herhalen.

Een videogesprek is met een klik toegevoegd aan een afspraak.

Docs supportpagina

Vergaderen

Google Meet

Ook zonder agenda kun je meteen een videogesprek starten en de code doorsturen. Je kunt je scherm delen, ondertiteling aanzetten en bij een grotere groep heb je als host veel invloed op het verloop van de vergadering zoals het voorkomen dat dat de meeting per ongeluk door een deelnemer wordt verstoord door een open microfoon.

Functies als een persoonlijke (bewegende) achtergrond of filters die je vanuit Teams misschien kent zijn ook aanwezig.

Meet supportpagina

AI assistentie

Google Gemini

Dit kan je helpen bij:

Automatiseren van repetitieve taken, zoals het opstellen van concepten voor e-mails, social media berichten of zelfs subsidieaanvragen.
Snel samenvatten van lange documenten of vergaderingen, wat helpt om sneller tot de kern te komen.
Creeeren van nieuwe ideeën voor projecten, fondsenwervingscampagnes of content.

Gemini supportpagina

Online Google Workspace Training

Om jezelf beter bekend te maken met de verschillende Google applicaties / diensten is er voor jou een "Workspace Business User" leerpad opgezet. Hierin zitten dezelfde applicaties als in de "Workspace for Nonprofits". Het is gratis en je kunt hier beginnen.

Waarom naar Google Workspace?

Overal toegankelijk: Op de computer is alles vanuit de browser, je installeert dus geen specifieke software per dienst. Je bestanden en e-mails zijn toegankelijk vanaf je computer, tablet of smartphone.
Meer opslagruimte: Google Workspace biedt royale opslagruimte voor je e-mails en bestanden. De gedeelde drives heeft Neuromove tot 100TB opslag en 30GB opslag per Gmail account.
Betrouwbaarheid en beveiliging: Google staat bekend om zijn robuuste infrastructuur met geavanceerde beveiligingsmaatregelen, wat betekent dat je gegevens fysiek veilig zijn opgeslagen.
Toekomstbestendig: Google Workspace biedt continu verbeteringen en regelmatig nieuwe functies, zodat we toegang hebben tot de nieuwste technologieën.

Beveiliging van de organisatie

Online diensten motiveren, of vereisen soms, twee staps verificatie. Alleen een wachtwoord is onveilig. Waarom? We gebruiken vaak hetzelfde wachtwoord voor verschillende diensten. Dagelijks worden online diensten gehackt, een wachtwoord lek is al lang geen wereldnieuws meer.

Door hetzelfde wachtwoord op verschillende diensten te gebruiken is de kans groot dat jouw wachtwoord bekend is bij criminelen vanwege het lek op die ene online dienst.

Daarom zie je dat organisaties twee staps authenticatie gebruiken. Een crimineel weet dan een gebruikersnaam en wachtwoords, maar niet de tweede stap in authenticatie.

Wat is dat dan? Bijvoorbeeld een reeks van 6 getallen dat elke 30 seconden veranderd, zogenaamde "eenmalig wachtwoord". Het werkt eenvoudig, je scant de QR-code met je Authenticator app op je telefoon. Zoals de Google Authenticator (Android of iPhone). Het is eenvoudig in te stellen, maar het verhoogt de bescherming van de organisatie direct!

Het is niet ingewikkeld als je het direct instelt, want bij de eerste keer inloggen wordt je er doorheen geleid. Doe dit direct, dat voorkomt dat je om hulp moet vragen.

Zie ook: veiliginternetten.nl
Wachtwoord gelekt? Check het op bijv.:
Have I been Pwned of Scattered Secrets.
Tip: Gebruik een wachtwoordmanager

Veel succes!

We kijken ernaar uit om met jou jsamen te werken in Google Workspace! Heb je vragen? Stuur ze naar ict@ORGANISATIEDOMEIN.

Page updated

Report abuse

Welkom bij Muzikale Magie!